Datenschutzerklärung

Datenschutzordnung des Vereins der Fotofreunde Düsseldorf 1953

Der Verein hat auf Grund des Beschlusses der außerordentlichen Mitgliederversammlung vom 28.06.2018die nachfolgende Datenschutzverordnung beschlossen, die integraler Bestandteil der Vereinssatzung in der jeweils aktuellen Version ist; dies ist zum Zeitpunkt des Beschlusses die Satzung in der Fassung vom 9. März 2017

1.) Mitgliederliste

a.) Der Verein führt eine elektronische Mitgliederliste, in denen folgende Informationen hinsichtlich des Mitglieds aufgenommen sind

  • Name und Vorname
  • Postalische Anschrift
  • E-Mail Account
  • Festnetzanschluß
  • Ggfls. Mobilfunknummer – soweit vom Mitglied angegeben

b.) Die elektronische Mitgliederliste wird ausschließlich vom 2. Vorsitzenden geführt. 

c.) Die Mitgliederliste wird ausschließlich den Mitgliedern und keinen Externen zugänglich gemacht. Sollte zukünftig eine Weitergabe an Externe erfolgen, hat der Verein zuvor eine schriftliche Einwilligungserklärung der Mitglieder einzuholen. Daten von Mitgliedern, die der Weitergabe nicht zustimmen, werden nicht herausgegeben.

c.) Die Mitglieder des Vereins geben eine Einwilligungserklärung gemäß Anlage 1 ab. 

d.) Die Einwilligungserklärung des Mitglieds kann von ihm jeder Zeit ohne Angabe von Gründen schriftlich gegenüber dem Vorstand widerrufen werden. 

e.) Die Mitgliederliste ist erforderlich, da den Mitgliedern das Protokoll der Clubabende per mail zur Verfügung gestellt wird. Des weiteren ist die Liste erforderlich, damit die Mitglieder sich untereinander schnell verständigen können, um den Vereinszweck der gemeinsamen Fotoexkursionen ( § 1 Abs. 1 Spiegelstrich 6 ) zu verfolgen. Daneben kann ohne die Liste das Recht der Mitglieder auf Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung ( § 9 Abs. 3 S. 1) nicht effektiv ausgeübt werden.

g.) Mitglieder, diewünschen, dass ihre Daten, vgl. Buchstabe a.) nicht bzw. nicht mehr in der Mitgliederliste erscheinen, erhalten kein Protokoll der Clubabende mehr; nehmen im übrigen jedoch restriktionslos am Vereinsleben teil.

i.) Die Mitglieder verpflichteten sich,die in der Liste aufgeführten Daten anderer Vereinsmitglieder keinem Dritten zugänglich zu machen.

j.) Scheidet ein Mitglied aus dem Verein aus oder erklärt er den Widerruf zur Einwilligung der Erfassung etc seiner Daten, so sind seine Daten innerhalb eines Monats danach zu löschen. 

2.) Website

a.) Der Verein betreibt eine Website. Die Website wird ausschließlich vom EDV Administrator gepflegt. Der Administrator nimmt Daten in den folgenden Fällen auf

– auf Veranlassung des Vorstandes

– Fotografien im Rahmen der Verfolgung der satzungsmäßigen Zwecke 

b.) Sollen in anderen als den zuvor genannten Fällen Bilddokumente oder Textdokumente veröffentlicht werden ( Bsp. Hinweis auf Ausstellungen; Auszeichnungen der Fotografen; Veröffentlichungen der Fotografen etc.) wird der Administrator vorab den Vorstand um Zustimmung bitten.

c.) Der Administrator prüft die ihm zugeleiteten Fotografien auf Beachtung der DSGVO in ihrer jeweiligen Fassung. Der Administrator hat in Zweifelsfällen vorab den Vorstand zu kontaktieren und dessen Entscheidung abzuwarten. Der Administrator dokumentiert den Prüfungsvorgang.

d.) Die auf der Website veröffentlichten Fotografien stehen im ausschließlichen Eigentum / Urheberrecht des jeweiligen Fotografen, der dann auch für die Rechtsbeständigkeit und die uneingeschränkte Nutzung der Fotografie Dritten gegenüber haftet. Den Fotografien wird daher der Fotograf namentlich zugeordnet. Weitergehende Angaben zum Fotografen erfolgen nicht auf der Website. Der Verein darf die Fotografien im Rahmen seiner satzungsmäßigen Zwecke nutzen.

3.) Protokoll

Der Verein führt in der Person des 2. Vorsitzenden oder in seiner Abwesenheit durch einen vom ihm Benannten über jeden Clubabend ein Protokoll, in der u.a. die Anwesenheit vermerkt wird. Das Protokoll wird allen Mitgliedern per e-mail zugeschickt, so dass auch die Nichtanwesenden alle vereinsrelevanten Informationen erhalten und alle Vereinsmitglieder den gleichen Informationsstand haben.

4.) Datenschutz

Die Website des Vereins wird durch den Provider:

1 &1 IONOS SE

Elgendorfer Str.57

56410 Montabaur

unterstützt.

Mit dem Provider ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach § 28 DSGVO abgeschlossen, der in seiner jeweils gültigen Fassung Bestandteil dieser Datenschutzerklärung ist

In der log Funktion unserer Website werden erfasst, welche einzelne Seite wie oft und wie lange wann besucht wird. Dies gibt dem Verein einen Überblick zur Attraktivität einzelner Rubriken bzw. Fotografien. Die von 1&1 zur Verfügung gestellte Log Funktion anonymisiert die IP-Adresse des Besuchers, so dass der Verein keine Informationen zur Person des Besuchers erlangt.

Der Verein stellt den Besuchern der Website grundsätzlich keine Leistungen via e-mail zur Verfügung. Sollte in Ausnahmefällen; Bsp.: Kontaktaufnahme zur Erlangung der Mitgliedschaft, die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgen, weisen wir hierauf gesondert hin.

Internetbasierte Datenübertragungen können grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, so dass ein absoluter Schutz nicht gewährleistet werden kann. Daher bieten wir den Besuchern unserer Seite auch an, personenbezogene Daten per Post oder fernmündlich zu übermitteln.

5.) Datenschutzbeauftragter

Der Verein benennt bzw, beauftragt keinen Datenschutzbeauftragten, so lange nicht mehr als 10 Personen mit elektronischen Informationen arbeiten.

6.) Weitergehende Rechte 

Den Vereinsmitgliedern und den Besuchern unserer Website stehen neben dem hier Genanntem die Schutz- und Informationsrechte nach der DSGVO, dem TMG u.a. datenschutzrelevanten Gesetzesbestimmungen zur Verfügung.

Insbesondere bedeutet dies:

  • Informationsrecht nach Art. 15 DSGVO
  • Vervollständigungsrecht nach Art. 16 DSGVO
  • Löschungsrecht nach Art.17 DSGVO 
  • Einschränkung der Verarbeitung von Daten nach Art. 18 DSGVO

Düsseldorf, den 28.06.2018

Michael Landwehrjohann                                 Heiner Ott